Comment comptabiliser des dépenses en euros ou en dollars quand on est indépendant en Suisse

Introduction

De plus en plus d’indépendants en Suisse paient certains frais en devises étrangères : abonnements en euros, outils numériques facturés en dollars, prestations achetées à l’étranger. Ces situations sont devenues courantes, mais elles restent une source de confusion.

Beaucoup se demandent comment comptabiliser correctement ces dépenses : faut-il convertir soi-même ? Quel montant retenir ? Que faire des frais bancaires ? Est-ce que cela complique la comptabilité ?

En réalité, comptabiliser des dépenses en devises étrangères n’est pas compliqué. Il suffit de comprendre la logique et de suivre quelques règles simples. Cet article explique pas à pas comment procéder.

1. Pourquoi les dépenses en devises posent question

Lorsqu’une dépense est facturée en euros ou en dollars, l’indépendant a souvent l’impression que la situation devient « compliquée ». Les montants ne correspondent pas exactement à ce qui apparaît sur la facture, le taux de change varie, et le montant débité semble parfois différent de ce qui était prévu.

Cette impression vient surtout du fait que la devise affichée sur la facture n’est pas celle utilisée dans la comptabilité suisse, qui se fait en francs suisses.

2. Le principe clé à retenir en Suisse

Le principe fondamental est le suivant :

👉 La comptabilité se tient en francs suisses (CHF).

Peu importe la devise de la facture originale, le montant à comptabiliser est celui qui apparaît en CHF sur l’extrait bancaire.

C’est ce montant qui reflète la réalité économique pour l’indépendant : c’est ce qui a effectivement été payé depuis le compte bancaire suisse.

3. Ce que montre réellement un extrait bancaire

Lorsqu’un paiement est effectué en devise étrangère, l’extrait bancaire suisse affiche généralement :

• Le montant débité en CHF.

• Parfois le montant d’origine en EUR ou USD.

• Les frais de change ou commissions séparément.

L’élément clé est le montant final débité en CHF.
C’est cette valeur qui sert de base à l’enregistrement comptable.

4. Comment enregistrer une dépense en devise étrangère

La logique est simple :

• La facture originale reste en devise étrangère.

• La dépense est enregistrée en CHF.

• Le justificatif bancaire fait foi pour le montant.

Il n’est pas nécessaire de recalculer manuellement le taux de change ni de convertir soi-même les montants. La banque a déjà effectué cette conversion.

5. Le rôle des frais de change et commissions bancaires

C’est souvent ici que le stress apparaît. En réalité, la situation est très claire.

Lorsque la banque applique des frais de change, ceux-ci apparaissent généralement comme :

• Une ligne séparée sur l’extrait bancaire.

• Un montant distinct du paiement principal.

👉 Ces frais sont une dépense à part entière.

Ils doivent être comptabilisés séparément comme :

• Frais bancaires.

• Ou frais financiers.

Ils ne sont pas intégrés au montant de la facture originale, car ils correspondent à un service bancaire, et non à la prestation achetée.

6. Exemple concret pas à pas

Prenons un exemple simple :

• Abonnement logiciel facturé : 50 EUR

• Paiement effectué avec un compte suisse

• Extrait bancaire :

  • Débit principal : CHF 48.30

  • Frais de change : CHF 1.20

Comment enregistrer cela ?

1. La dépense principale est enregistrée pour CHF 48.30.

2. Les frais de change sont enregistrés séparément pour CHF 1.20.

3. Le total correspond exactement à ce qui a été débité du compte.

La facture en euros reste jointe comme justificatif, mais la comptabilité reflète la réalité en CHF.

7. Erreurs fréquentes à éviter

Certaines erreurs reviennent souvent :

• Convertir manuellement la facture avec un taux approximatif.

• Ignorer les frais bancaires.

• Mélanger la devise de la facture et la devise comptable.

• Modifier les montants pour « arrondir ».

Ces pratiques créent des incohérences et compliquent inutilement le suivi.

8. Comment simplifier le suivi au quotidien

Pour éviter le stress, quelques bonnes pratiques suffisent :

• Toujours se baser sur l’extrait bancaire en CHF.

• Conserver la facture originale en devise.

• Séparer clairement la dépense principale et les frais bancaires.

• Utiliser une catégorie dédiée aux frais financiers.

Avec une méthode claire, les dépenses en devises deviennent aussi simples à gérer que des dépenses en CHF.

Conclusion

Les dépenses en euros ou en dollars ne sont pas un problème en soi. En Suisse, la règle est simple : la comptabilité se base sur ce qui est effectivement payé en CHF.

Une fois ce principe compris, la gestion des devises devient fluide et sans stress. Il n’est pas nécessaire d’être expert en taux de change : la banque fait le travail, et l’indépendant n’a plus qu’à enregistrer les montants correctement.

Comprendre cette logique permet de gagner du temps, d’éviter des erreurs et d’aborder sa gestion administrative avec plus de sérénité.